Aplikacja Effective Data Management (EDM) to informatyczne wsparcie procesu zarządzania dokumentacją przy wszelkiego rodzaju skomplikowanych przedsięwzięciach biznesowych. Elektroniczny obieg dokumentów pozwala wyeliminować nieprawidłowości, które spotykamy przy klasycznym (papierowo-mailowym) obiegu. Daje wgląd w aktualny status przydzielonych zadań oraz umożliwia kontrolę ich realizacji.
Głównym atutem takiego rozwiązania jest dostęp online do uporządkowanej dokumentacji w dowolnej chwili. Użytkownicy elektronicznego systemu otrzymują możliwość logowania się do niego za pomocą przeglądarki internetowej, bez konieczności instalowania dodatkowego oprogramowania. Mogą między innymi udostępniać, komentować, analizować dokumenty, zatwierdzać je i kierować do realizacji, co znacznie skraca czas wykonania poszczególnych etapów procesu.
System elektronicznego obiegu dokumentów poprawia efektywność pracy, poprzez ograniczenie wykonywania manualnych, powtarzalnych czynności, które zajmują znacznie więcej czasu niż wprowadzanie danych w formie cyfrowej. Dzięki temu pracownicy mogą zająć się innymi, ważniejszymi i kreatywniejszymi zadaniami. Program do obiegu dokumentów to także wymierne oszczędności, które dotyczą wykorzystania papieru, drukowania, przechowywania i archiwizowania. EDM umożliwia cyfrowe zarządzanie dokumentami eliminując tradycyjny papierowy i mało ekonomiczny obieg dokumentacji.
Zastosowanie systemu do elektronicznego obiegu dokumentów pozwala na uniknięcie prostych błędów, które często pojawiają się w przypadku tradycyjnej, papierowej metody . Ponadto elektroniczny obieg dokumentów zapewnia dostęp do informacji z dowolnego urządzenia, w dowolnym czasie .
Cyfryzacja dokumentów i wykorzystanie ich elektronicznego obiegu jest stosowana także z myślą o podwyższeniu bezpieczeństwa danych. Gromadząc je w przestrzeni wirtualnej, można udzielać dostępu do nich wyłącznie określonym osobom i w każdej chwili sprawdzić, kto je wcześniej przetwarzał.
Zarządzanie przepływem dokumentacji w procesach charakteryzujących się wysokim stopniem kompleksowości, znaczną liczba uczestników oraz działaniem pod presją czasu wymaga sprawnego systemu wymiany i archiwizacji danych.
Inwestycje budowlane charakteryzują się wysokim stopniem kompleksowości oraz dużą liczbą zaangażowanych uczestników.
System Effective Data Management może być stosowany jako internetowe repozytorium dokumentów służące do bezpiecznego przechowywania i udostępniania plików oraz wymiany poufnych informacji.