Elektroniczne archiwum dokumentów

System Effective Data Management (EDM) to program do zarządzania dokumentami, który może być stosowany jako virtual data room, czyli internetowe repozytorium dokumentów służące do bezpiecznego przechowywania i udostępniania plików oraz wymiany poufnych informacji. Tradycyjnie proces ten odbywałby się w fizycznym pomieszczeniu archiwum, gdzie byłyby zgromadzone i udostępnione upoważnionym osobom niejawne dokumenty. Ze względu na duże koszty, czasochłonność i zagrożenia bezpieczeństwa płynące z tradycyjnego rozwiązania, virtual data room wykorzystuje się jako metodę bardziej ekonomiczną i zdecydowanie bardziej wygodną.

analiza edm

Aplikacja EDM to:

  • dbezpieczne przechowywanie poufnych dokumentów;

  • logowanie wyłącznie autoryzowanych użytkowników;

  • brak konieczności pobierania dodatków typu plug-in;

  • w pełni kontrolowana dystrybucja i udostępnianie;

  • możliwość dyskusji na temat wybranej pozycji (Q&A);

  • możliwość określenia statusu dokumentu (zatwierdzony, do weryfikacji, odrzucony);

  • eliminacja ryzyka przypadkowego usunięcia lub modyfikacji danych;

  • jednoczesny dostęp wszystkich zaangażowanych stron;

  • przeglądanie dokumentów w kontrolowanym środowisku;

  • możliwość wygenerowania rejestru pobrań i udostępnień;

  • tworzenie kopii zapasowych.

Technologia virtual data room i związana z nią cyfryzacja dokumentów to rozwiązania ekologiczne, które w odróżnieniu od tradycyjnych, papierowych pism nie stanowią obciążenia dla środowiska. Jednocześnie gwarantują wymierne oszczędności, które wiążą się z brakiem konieczności drukowania i inwestowania w papier, co przy dużej ilości danych może stanowić poważne obciążenie budżetu firmy, instytucji czy innego podmiotu.

Elektroniczna archiwizacja dokumentów zapewnia wysoki poziom bezpieczeństwa gromadzonych danych, ponieważ w odróżnieniu od informacji zapisanych na papierze nie niszczą się one pod wpływem upływającego czasu i w każdej chwili można mieć do nich nieograniczony dostęp. Ponieważ w ramach zarządzania dokumentami i projektami przydziela się go wyłącznie wskazanym osobom, nie ma ryzyka, że dane znajdą się w niepowołanych rękach.

Virtual data room pozwala na kontrolowane i bezpieczne dzielenie się informacjami nie tylko w obrębie danego przedsiębiorstwa czy innego podmiotu, ale również na zewnątrz. W ramach cyfrowej przestrzeni można udostępniać nawet najbardziej poufne informacje czy projekty osobom z zewnątrz, odpowiednio je zabezpieczając i chroniąc przed wykradzeniem. W razie jakichkolwiek nieautoryzowanych działań program do elektronicznej archiwizacji dokumentów natychmiast o nich powiadamia.

System do zarządzania dokumentami i projektami online jest wysoce elastyczny i konfigurowalny, dlatego jego funkcjonalność można dopasować ściśle pod kątem określonych, indywidualnych potrzeb i wymagań. Wysoki poziom ochrony zgromadzonych danych wynika m.in. z dostępu do takich opcji jak np. blokowanie możliwości zapisywania plików na dysku, nadawanie różnych uprawnień użytkownikom czy śledzenie wszystkich operacji wykonywanych w virtual data room.

Cyfryzacja dokumentów oraz ich elektroniczny obieg gwarantują nieograniczony czasowo i terytorialnie dostęp do nich. Bez względu na to, w którym miejscu się znajdujesz i niezależnie od pory dnia możesz sprawnie i bezpiecznie zarządzać danymi poprzez chronione, szyfrowane połączenie. Jeżeli zastanawiasz się, gdzie przechowywać najważniejsze dokumenty w autoryzowany i zarazem wygodny oraz efektywny sposób, virtual data room jest odpowiedzią na Twoje potrzeby.

Masz pytanie lub chcesz porozmawiać o ofercie? Skontaktuj się z nami.