Jak być skutecznym Document Controllerem?
Funkcja Document Controllera, często niedoceniana, jest w istocie kluczowa dla powodzenia każdej inwestycji budowlanej. To taki centralny punkt dla wszystkich uczestników procesu, w którym skupia się cała aktualna wiedza na temat projektu. Zadanie jest bardzo odpowiedzialne, więc jeśli chcesz skutecznie je wypełnić to musisz opanować poniższe umiejętności:
- umiejętności organizacyjne
- umiejętności analityczne
- umiejętności interpersonalne
Brzmi trochę jak wymagania dla kandydata na super bohatera? Przyjrzyjmy się im po kolei.
Umiejętności organizacyjne
Document Controller jest osobą, z której usług korzystają wszyscy uczestnicy projektu w zakresie dostępu do dokumentacji i zarządzania nią, dlatego powinien on być bardzo dobrze zorientowany w przebiegu procesu inwestycyjnego, rolach poszczególnych zespołów i zadaniach realizowanych przez uczestników procesu.
Document Controller musi rozumieć proces realizacji inwestycji na każdym jej etapie, aby skutecznie programować obieg dokumentów związanych z projektem. Pamiętać należy, że nie jest to funkcja czysto administracyjna, lecz również funkcja biznesowa, dlatego skuteczny Document Controller musi posiadać szczegółową wiedzę na temat działalności konkretnego obszaru biznesowego firmy, a nawet całego przedsiębiorstwa. Musi rozumieć potrzeby projektu, z których wynika sposób przetwarzania i przechowywania dokumentacji, a także konsekwencje zmiany danych lub nierozwiązania problemów z danymi.
Umiejętności analityczne
Zakładamy, że przy korzystaniu z elektronicznych systemów wsparcia zarządzania dokumentacją wszystko powinno przebiegać bezproblemowo, jednak nie zawsze tak jest. Czasami problemy z dokumentacją mogą być bardzo szczegółowe i złożone. Dobry Document Controller będzie wytrwały w rozwiązywaniu tych problemów i doprowadzaniu spraw do końca. Wniosek ten nie dotyczy wyłącznie rozwiązania problemu, ale także, w miarę możliwości, identyfikowania i usuwania przyczyny, a także optymalizacji procesu, dlatego umiejętności analityczne są nieocenione dla tej pracy.
Umiejętności interpersonalne
Document Controller musi być dobrym negocjatorem, dyplomatą i organem ścigania w jednej osobie. Niezależnie od formalnej funkcji w projekcie powinien on zdobyć szacunek u innych członków zespołu, wtedy możliwości wyegzekwowania odpowiednich akcji na czas staną się zdecydowanie łatwiejsze. Dociekliwość we wszystkich sprawach związanych z projektem, a jednocześnie dyplomacja to niełatwa do osiągnięcia równowaga. W przypadku Document Controllera taka kombinacja cech może stanowić przepis na udaną współpracę ze wszystkimi zaangażowanymi stronami – często z osobami na różnych szczeblach w organizacji.
Podsumowując Document Controller jest osobą z rzadką kombinacją umiejętności – od umiejętności organizacyjnych po umiejętności analityczne i interpersonalne. Jest to nieoceniona funkcja dla projektu, niezależnie od tego, czy pełniona przez pracownika inwestora, czy zatrudniona spoza organizacji. Przy bardzo szerokim spektrum obowiązków Document Controllera, narzędzia wspierające zarządzanie dokumentacją takie jak platforma Effective Data Management (EDM) stają się w jego codziennej pracy niezbędne.
Jeśli myślisz o wdrożeniu rozwiązania wspierającego pracę Document Controllera porozmawiaj z naszym konsultantem.