Jak realizować udane projekty dzięki kontroli nad danymi w firmie wykonawczej?
W procesie inwestycyjnym firmy wykonawcze są odpowiedzialne za dostarczenie wysokiej jakości realizacji. Udane projekty wpływają pozytywnie na ich reputację, pozwalają zdobywać kolejne ciekawe kontrakty budowlane, a przede wszystkim zapewniają zysk firmie. Niestety bywa też tak, że jeden nieudany projekt może zachwiać stabilnością finansową całego biznesu. Według danych GUS z pierwszych dwóch kwartałów 2020 roku upadłości w budownictwie stanowią około 24% wszystkich zgłaszanych upadłości podmiotów gospodarczych w Polsce.
Co mogą zrobić firmy wykonawcze, aby zwiększyć udział tych udanych, zyskownych projektów? Jednym ze sposobów może być dobór odpowiedniej technologii poprawiającej efektywność współpracy i wykorzystanie potęgi jednego źródła uporządkowanych danych.
Pierwszym krokiem jest odejście od tradycyjnych procesów opartych na wymianie papierowych dokumentów, które są niesamowicie nieefektywne. Znalezienie papierowego dokumentu zajmuje średnio około 18 minut, a około 70% projektów byłoby zagrożonych długotrwałym zatrzymaniem, gdyby doszło do utraty dokumentów w wyniku pożaru lub innej katastrofy. Zespoły pracujące na papierowych dokumentach narażają się na większe ryzyko pracy na podstawie nieaktualnych informacji, powodując opóźnienia i podnosząc koszty projektu, co skutkuje niezadowoleniem klienta.
Firmy wykonawcze mogą z powodzeniem gromadzić, analizować i wykorzystywać dane, aby realizować projekty budowlane zgodnie z harmonogramem, założonym budżetem i oczekiwaną jakością, a następnie powtarzać udany proces na kolejnych budowach. Od czego zacząć?
- PLATFORMA
Najlepiej rozpocząć od digitalizacji przepływów pracy. W tym celu niezbędny jest wybór platformy do gromadzenia danych projektowych, a dokładniej platformy opartej na chmurze, takiej jak na przykład EffectiveDM, które jest narzędziem dostosowanym do polskich realiów budowlanych. Dzięki niej zespoły mogą standaryzować procesy i przepływy pracy, rozbijać silosy informacyjne i upewnić się, że wszyscy korzystają z najdokładniejszych i najbardziej aktualnych informacji. Pod koniec projektu firma wykonawcza jest właścicielem wszystkich danych i może odtworzyć dokładną historię całego procesu budowlanego. Jest to niezmiernie przydatne nie tylko w przypadku sporów i roszczeń, ale przede wszystkim pozwala wyciągać wnioski z błędów, a także ujednolicać i powtarzać udane projekty.
- JAKOŚĆ DANYCH
Zbieranie danych jest ważne, ale upewnienie się, że ich jakość i integralność jest na wysokim poziomie to absolutna konieczność. Praktyka pokazuje, że ponad połowa danych na projektach jest błędna — dane są niedokładne, niewiarygodne lub zduplikowane, a często w ogóle ich brak. Jakość danych ma kluczowe znaczenie dla projektu. Gdy zespoły korzystają z wiarygodnych danych, mogą podejmować bardziej świadome decyzje i unikać marnowania zasobów, czasu i pieniędzy.
- WSPÓŁPRACA
Po przeprowadzeniu digitalizacji danych na platformie, zapewnieniu ich dokładności i jakości kolejnym krokiem jest wdrożenie do systemu wszystkich użytkowników w celu udostępniania informacji i współpracy. W przypadku korzystania z tradycyjnych metod realizacji projektów taka współpraca po prostu nie byłaby możliwa. Dzięki włączeniu wszystkich zaangażowanych stron do elektronicznego systemu aktualizacje w czasie rzeczywistym i bezproblemowa współpraca stają się rzeczywistością. Dodatkowo możliwość podłączenia się z różnych urządzeń i z różnych miejsc – zarówno z biura w centrali firmy jak i z kontenera na budowie – pomiędzy różnymi interesariuszami, rewolucjonizuje sposób udostępniania i wymiany informacji o projekcie.
Współpraca we wspólnym środowisku danych rozwiązuje problemy z komunikacją między zespołami i pozwala uniknąć izolacji w silosach informacyjnych. Gwarantuje też, że każdy uczestnik projektu pracuje z najnowszymi i poprawnymi danymi.
- ANALIZA DANYCH
Ostatnim etapem procesu jest analiza zebranych danych i identyfikacja czynników, które przyczyniły się do sukcesu lub porażki projektu. Wyciągnięcie wniosków i przekształcenie ich w praktyczne spostrzeżenia pozwala zespołom na dokonywanie korekt kursu dla projektów w trakcie realizacji i jest podstawą do standaryzacji procesów w przyszłości.
Przejęcie kontroli nad danymi pozwala uzyskać szerszy obraz sytuacji na projekcie, dlatego nie warto odkładać decyzji o digitalizacji na przyszłość. Narzędzia wspierające obieg dokumentacji i współpracę na budowie takie jak EffectiveDM charakteryzują się szybkim wdrożeniem i łatwą, intuicyjną obsługą. Nie wymagają długiego procesu szkoleniowego dzięki czemu szybko mogą być zaadoptowane w codziennej pracy zespołów na budowie.
Skontaktuj się z nami i skorzystaj z doświadczeń konsultantów EffectiveDM w digitalizacji procesów w firmach wykonawczych.