Jak przebiega proces implementacji?
Cały proces zaczyna się od spotkania i analizy przedwdrożeniowej, dzięki której określimy potrzeby firmy:
- Ocenimy ilość danych, jakie maja zostać przeniesione na serwer.
- Przeanalizujemy rejestr i kodyfikację dokumentów.
- Utworzymy struktury folderów dla poszczególnych rodzajów dokumentów.
- Ustalimy wzory dokumentów przewodnich do przekazywania poszczególnych rodzajów dokumentów.
- Ustalimy system nazewnictwa (kodyfikacji) plików zawierających dokumenty przekazowe, korespondencje, umowy itp., aby efektywnie korzystać z filtrów systemu.
- Ustalimy również zakres dostępu dla pracowników, kierowników oraz zarządu/właścicieli firmy.
- Przygotujemy listę użytkowników i założymy im konta
- Przypiszemy role (ewentualne utworzymy grupy branżowe dla usprawnienia późniejszej dystrybucji dokumentacji)
Po określeniu potrzeb firmy przejdziemy do opracowanie procesu obiegu dokumentów. Czasami wystarczy prosty obieg składający się z przekazania dokumentu do adresata, akceptacji bądź odrzucenia, a następnie przekazania do realizacji lub płatności. Zdarzają się też sytuacje, gdzie obieg ten jest bardziej skomplikowany i trzeba dokładnie przemyśleć drogę, jaką dokument ma odbyć. Dodatkowo na tym etapie konfigurujemy powiadomienia e-mail do wybranych użytkowników (np. o nowych dokumentach, zadaniach, nadania statusu itp.).
Po ustaleniu wszystkich szczegółów specjaliści z naszej firmy ustalą dokładny harmonogram prac i przystąpią do wdrożenia systemu cały czas pozostając w kontakcie z Klientem. Samo wdrożenie nie wpływa na funkcjonowanie przedsiębiorstwa i nie ogranicza jego działania. Jest to jednak proces wymagający bliskiej współpracy z Klientem i zaangażowania obu stron, aby system został skonfigurowany optymalnie do potrzeb.
Wdrożenie kończy się szkoleniem przyszłych użytkowników z obsługi systemu. EDM jest na tyle intuicyjny, że zazwyczaj użytkownicy szybko przechodzą codziennego korzystania. Istnieje jednak możliwość wykupienia wsparcia powdrożeniowego które zapewnia stałą pomoc dedykowanego zespołu we wszystkich problematycznych przypadkach.